58 prompts
Office managers

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux classer les messages arrivés dans la boîte partagée depuis hier soir, pour savoir par quoi commencer. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Les objets et expéditeurs des messages, sans pièces jointes ni données personnelles de salariés : [liste]– Les échéances connues de la semaine : paie, TVA, livraisons, réunions : [notes]– Les personnes qui se partagent la boîte et leurs sujets : [liste]Ta mission IA :
1. Classe chaque message en quatre groupes : à traiter aujourd’hui, à déléguer, à planifier, pour information.
2. Justifie chaque classement « aujourd’hui » par une échéance ou une conséquence précise.
3. Propose un destinataire pour chaque message à déléguer, parmi les personnes indiquées.
4. Signale les messages qui semblent être des relances d’un premier envoi resté sans réponse.
5. Repère les messages suspects : demande de changement de coordonnées bancaires, lien inattendu, urgence inhabituelle.
Contraintes :
aucun message ouvert ou transféré par l’outil, aucune réponse rédigée à ce stade, aucune donnée de salarié recopiée.
Format :
un tableau à quatre colonnes, puis la liste des messages suspects. 180 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux préparer les options d’un déplacement professionnel conformes à notre politique voyage. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– La politique voyage de l’entreprise : [texte à coller]– Le déplacement : dates, lieux, objet, nombre de personnes, sans données d’identité : [notes]– Les contraintes : horaires des rencontres prévues, budget, accessibilité : [notes]Ta mission IA :
1. Liste les règles de la politique voyage qui s’appliquent à ce déplacement.
2. Propose deux ou trois options de transport et d’hébergement à comparer, sous forme de critères à vérifier plutôt que de prix.
3. Signale ce qui sortirait de la politique et nécessiterait une validation.
4. Prépare la liste des justificatifs à conserver pour la note de frais.
Contraintes :
aucun prix ni horaire inventé, aucune réservation effectuée, aucune donnée d’identité ou de passeport transmise à l’outil.
Format :
les règles applicables, le tableau des options, les points à faire valider, les justificatifs. 200 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux comparer les devis reçus pour un même besoin, sur des critères que j’ai fixés avant de les ouvrir. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Le besoin tel qu’il a été exprimé : [texte]
– Mes critères et leur poids : prix, délai, garantie, service, engagement : [liste]
– Le contenu des trois devis, sans coordonnées bancaires : [textes]
Ta mission IA :
1. Vérifie que chaque devis répond à tout le besoin et liste ce qui manque.
2. Mets les devis sur une base comparable : même périmètre, même durée, frais annexes compris.
3. Note chaque devis sur mes critères en citant la ligne du devis qui justifie la note.
4. Relève les engagements cachés : durée minimale, reconduction tacite, frais de sortie.
5. Formule les questions à poser à chaque fournisseur avant de décider.
Contraintes :
aucun critère ajouté après lecture des devis, aucun classement présenté comme une décision.
Format :
le tableau comparatif, les manques, les engagements cachés, les questions. 250 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux transformer mes notes de réunion en compte rendu clair, envoyé le jour même. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Mes notes brutes, sans nom de personne extérieure à l’entreprise : [texte]– La liste des participants et leurs fonctions : [liste]– L’ordre du jour prévu : [liste]Ta mission IA :
1. Organise le compte rendu selon l’ordre du jour, en ajoutant les points traités hors ordre du jour.
2. Distingue pour chaque point ce qui a été décidé, ce qui a été discuté et ce qui reste en suspens.
3. Dresse la liste des actions avec un responsable et une échéance, en laissant un blanc quand les notes ne les donnent pas.
4. Signale les passages des notes trop ambigus pour être rédigés sans me les faire confirmer.
Contraintes :
aucune décision ajoutée ni reformulée au point d’en changer le sens, aucun propos attribué à une personne si les notes ne le font pas.
Format :
le compte rendu par point, puis le tableau des actions, puis les passages à confirmer. 250 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis assistant de direction auprès du dirigeant d’une PME de [effectif] salariés et je veux préparer l’ordre du jour de la prochaine réunion de direction et la liste des pièces à envoyer avant. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Les sujets remontés par les membres de la direction : [liste]– Les décisions en attente depuis la dernière réunion : [liste]– La durée de la réunion : [durée]– Les documents disponibles et ceux qui manquent : [liste]Ta mission IA :
1. Propose un ordre de passage qui place d’abord les sujets appelant une décision.
2. Attribue une durée à chaque sujet sans dépasser la durée totale.
3. Indique pour chaque sujet la pièce nécessaire et la personne qui doit la fournir.
4. Liste les sujets qu’il serait possible de traiter par écrit plutôt qu’en réunion.
5. Rédige le message d’envoi de l’ordre du jour, avec la date limite de réception des pièces.
Contraintes :
aucun sujet supprimé sans le signaler, aucun chiffre ni pièce inventés.
Format :
l’ordre du jour minuté, le tableau des pièces, le message d’envoi. 220 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux répondre à la relance d’un fournisseur de façon courtoise et exacte. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– La relance reçue, sans coordonnées bancaires : [texte]
– Ce que je sais de la facture : numéro, date, montant, bon de commande, validation : [notes]
– L’état du paiement selon la comptabilité : payé, en attente, bloqué et pourquoi : [notes]
Ta mission IA :
1. Identifie ce que le fournisseur demande exactement.
2. Rédige une réponse adaptée à l’état du paiement indiqué, sans promettre de date que je n’ai pas donnée.
3. Liste les pièces à demander au fournisseur si la facture est incomplète.
4. Signale tout élément de la relance qui ressemble à une tentative de fraude, en particulier un changement de coordonnées bancaires.
Contraintes :
aucune date de paiement promise sans mon indication, aucun changement de coordonnées bancaires accepté par courriel.
Format :
le courriel de réponse, puis les points de vigilance. 180 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux vérifier, à partir de ses conditions, si un outil d’IA peut recevoir les données que les équipes veulent y mettre. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité de l’outil, datées : [textes à coller]– Les données que les équipes veulent y mettre : [types de données, sans exemple réel]– L’offre souscrite : gratuite, professionnelle, entreprise : [notes]Ta mission IA :
1. Relève dans les textes collés ce qui concerne la réutilisation des données pour l’entraînement, leur lieu de stockage et leur durée de conservation.
2. Indique pour chaque type de données s’il peut être saisi, avec la phrase des conditions qui le justifie.
3. Signale ce que les textes ne disent pas et qu’il faut demander à l’éditeur.
4. Rédige une consigne d’usage d’une demi-page pour les équipes.
Contraintes :
aucune affirmation sur l’outil qui ne soit pas tirée des textes collés, aucune conclusion juridique définitive.
Format :
le tableau données par données, les questions à l’éditeur, la consigne d’usage. 300 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux préparer les fiches du registre des traitements pour les fichiers que je tiens au bureau. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Les fichiers tenus : badges, visiteurs, parc de véhicules, fournisseurs, astreintes : [liste]– Pour chacun : à quoi il sert, qui y accède, combien de temps il est gardé : [notes]– Le modèle de registre utilisé par l’entreprise, s’il existe : [texte à coller]Ta mission IA :
1. Rédige une fiche par fichier avec : finalité, catégories de personnes, catégories de données, destinataires, durée de conservation, mesures de sécurité.
2. Laisse en blanc et signale chaque rubrique que mes notes ne permettent pas de remplir.
3. Repère les fichiers qui contiennent des données sensibles ou des données de localisation.
4. Liste les questions à poser au référent RGPD.
Contraintes :
aucune durée de conservation inventée, aucune base légale choisie à la place du responsable.
Format :
une fiche par fichier, puis les points à trancher. 350 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux organiser la restitution du matériel et la fermeture des accès d’un salarié qui quitte l’entreprise. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– La date de fin confirmée par le service RH : [date]
– Le matériel remis à l’arrivée, d’après la fiche signée : [liste]
– Les accès ouverts : locaux, messagerie, logiciels, cartes : [liste]
Ta mission IA :
1. Liste le matériel à restituer d’après la fiche de remise, avec l’état à constater.
2. Construis le calendrier de fermeture des accès, avec un responsable par accès.
3. Prévois le transfert des dossiers et de la messagerie professionnelle selon les règles internes.
4. Prépare le procès-verbal de restitution.
Contraintes :
aucune retenue ni sanction évoquée pour du matériel manquant, qui relèvent du service RH.
Format :
la liste de restitution, le calendrier des accès, le procès-verbal. 250 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux préparer le dossier qui permet à la direction de décider d’un changement de prestataire. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Le contrat actuel : clauses de durée, de préavis et de sortie : [extraits]– Les problèmes constatés avec le prestataire actuel, datés : [notes]– L’offre du nouveau prestataire : [texte]Ta mission IA :
1. Résume les problèmes constatés et leur fréquence, sans qualificatif.
2. Compare l’existant et l’offre sur le périmètre, le coût annuel et les engagements.
3. Construis le calendrier de transition : préavis, date de fin, démarrage, période de recouvrement.
4. Liste les risques de la transition et ce qui doit être récupéré auprès de l’ancien prestataire.
5. Rédige une note de décision d’une page.
Contraintes :
aucune clause supposée, aucun reproche au prestataire qui ne soit pas daté et documenté.
Format :
la note de décision, le comparatif, le calendrier, les risques. 350 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux construire le rétroplanning d’un déménagement ou d’un réaménagement des locaux. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– La date cible et les locaux concernés : [notes]– Les contraintes : bail, travaux, réseau, mobilier, archives : [notes]– Les prestataires déjà contactés : [liste]Ta mission IA :
1. Construis un rétroplanning par semaine jusqu’à la date cible, puis la semaine qui suit.
2. Liste les résiliations, transferts et souscriptions à prévoir : énergie, internet, assurance, courrier, adresse.
3. Prévois l’information des salariés à chaque étape et signale ce qui doit être vérifié avec le service RH.
4. Liste les risques et le plan de repli pour chacun.
Contraintes :
aucune obligation légale citée de mémoire, aucun délai de préavis supposé.
Format :
le rétroplanning, la liste des démarches, le plan d’information, les risques. 350 mots au plus.

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Mon rôle (Moi [prénom]) :
Je suis office manager dans une PME de [effectif] salariés et je veux préparer la proposition de budget des frais généraux de l’an prochain. Tu ne cites aucun texte de mémoire et tu ne décides de rien à ma place.
Contexte à renseigner :
– Les dépenses réelles de l’année en cours par poste : [tableau]
– Les contrats et leurs revalorisations connues : [notes]
– Les projets prévus : embauches, travaux, équipements : [notes]
Ta mission IA :
1. Classe les dépenses par poste en distinguant les charges fixes, variables et exceptionnelles.
2. Propose une hypothèse par poste en montrant son calcul et sa source.
3. Signale les postes en hausse de plus de 10 % et leur explication.
4. Liste les économies possibles, chacune avec son effet estimé et sa contrepartie.
Contraintes :
aucun chiffre sans source dans les données fournies, aucune économie présentée sans sa contrepartie.
Format :
le tableau budgétaire, les hypothèses, les écarts, les économies possibles. 300 mots au plus.