19 Skills Office manager

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--- name: chaine-om-changer-de-locaux-du-retroplanning-a-l-etat-des-lieux description: "Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com, pour les office managers et responsables des services généraux de PME : construire le rétroplanning du déménagement, tenir le tableau des contrats et de leurs dates limites de résiliation, rédiger la note de service qui annonce le changement, préparer l’état des lieux de sortie. À utiliser quand cette situation se traite de bout en bout et que chaque étape doit reprendre la sortie validée de la précédente, sans que l’outil d’IA ni l’office manager décident à la place de la direction." --- # Office manager : changer de locaux, du rétroplanning du déménagement à l’état des lieux de sortie ## Quand s’en servir Un déménagement ou un réaménagement se prépare des semaines à l’avance : un calendrier tenu semaine par semaine, des contrats à résilier ou à transférer avant leur date limite, des salariés informés par une note claire, puis des anciens locaux rendus au bailleur après un état des lieux comparé à celui d’entrée. La chaîne suit ce passage, du rétroplanning à la restitution des clés. ## Ce que l’assistant doit savoir Pour un bail commercial, l’article L. 145-40-1 du code de commerce prévoit que, lors de la prise de possession des locaux et lors de leur restitution, « un état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire ou par un tiers mandaté par eux » ; à défaut, il est établi par un huissier de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié (Légifrance, version en vigueur depuis le 20 juin 2014). Les autres règles de restitution se lisent notamment dans le bail, et les délais de résiliation dans chaque contrat. Les obligations envers les salariés et le CSE se vérifient avec le service RH avant toute annonce. Seules les données nécessaires à l’étape entrent dans l’outil (minimisation, RGPD article 5 §1 c) ; aucune donnée nominative de salarié, aucune donnée de santé et aucun document confidentiel de l’entreprise n’entre dans un outil d’IA hors de l’outil et des règles validés par la direction. Ni l’outil d’IA ni l’office manager ne décident à la place de la direction : budget, choix d’un prestataire, signature et réponses qui engagent l’entreprise lui reviennent. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Construire le rétroplanning du déménagement.** Bâtir le calendrier semaine par semaine jusqu’à la date cible, lister résiliations, transferts et souscriptions, prévoir l’information des salariés et le plan de repli de chaque risque. 2. **Tenir le tableau des contrats et de leurs dates limites de résiliation.** Calculer chaque date limite à partir de la clause collée, en montrant le calcul, et signaler les clauses ambiguës ou absentes. 3. **Rédiger la note de service qui annonce le changement.** Mettre la décision en première phrase, dire à qui s’adresser et signaler ce qui pourrait relever d’abord du CSE ou du service RH, sans trancher. 4. **Préparer l’état des lieux de sortie.** Construire la grille pièce par pièce à partir de l’état des lieux d’entrée et du bail, distinguer les modifications autorisées par écrit et lister les justificatifs à apporter. 5. **Faire valider la chaîne par le professionnel.** Présenter le tableau de suivi de la chaîne. Le professionnel relit chaque sortie et vérifie les faits et les sources ; les écrits qui engagent l’entreprise sont signés par le dirigeant ou la personne qu’il a habilitée. La direction valide le calendrier, le budget, la note aux salariés et les points à discuter avec le bailleur ; l’office manager prépare le reste. ## Lignes rouges - Ne jamais supposer un délai de préavis ou une date limite de résiliation sans la clause qui la fonde. - Ne jamais annoncer le déménagement aux salariés avant la validation de la direction et la vérification faite avec le service RH. - Ne jamais constater à la place des parties : l’état des lieux est établi contradictoirement par le bailleur et le locataire ou par un tiers mandaté par eux. - Ne jamais faire entrer dans un outil d’IA générative une donnée personnelle qui n’est pas nécessaire à l’étape ; les personnes et les entreprises y sont désignées par un code ([SALARIÉ 1], [FOURNISSEUR A]). - Ne jamais trancher seul un point sensible : renvoyer aux agents « «AG:creation-comparatif-locaux» », « «AG:creation-renouvellement-contrats» », « «AG:rh-consultation-cse» », « «AG:creation-contrat-bail-commercial» ». ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne négocie rien avec le bailleur, ne résilie aucun contrat, ne donne aucun avis juridique sur la consultation du CSE et ne constate pas l’état des locaux. Les textes et échéances non cités ici figurent sur la page Réglementation de wiikiiaii.com, tenue à jour. ## Modèle de sortie ~~~ CHAÎNE : / DOSSIER : ... ÉTAPE | ENTRÉE | SORTIE | VALIDÉ PAR | DATE - Rétroplanning | date cible et contraintes | calendrier par semaine | ... | ... - Contrats | clauses collées | tableau des dates limites | ... | ... - Note | décision de la direction | note et version d’affichage | ... | ... - État des lieux | état d’entrée et bail | grille et justificatifs | ... | ... VALIDATION FINALE : par ... le ... CE QUI RESTE AU PROFESSIONNEL : la vérification et la préparation des envois ; CE QUI REVIENT À LA DIRECTION : le calendrier, le budget, la note aux salariés et les points à discuter avec le bailleur ~~~

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--- name: chaine-om-donnees-du-bureau-du-registre-a-la-demande-d-acces description: "Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com, pour les office managers de PME qui tiennent les fichiers des services généraux : préparer les fiches du registre des traitements, fixer l’archivage et les durées de conservation, choisir un outil de gestion pour les services généraux, vérifier qu’un outil d’IA peut recevoir des données de l’entreprise, préparer la réponse à une demande d’accès d’un salarié. À utiliser quand cette situation se traite de bout en bout et que chaque étape doit reprendre la sortie validée de la précédente, sans que l’outil d’IA ni l’office manager décident à la place de la direction." --- # Office manager : les données tenues au bureau, du registre des traitements à la demande d’accès d’un salarié ## Quand s’en servir Badges, visiteurs, véhicules, fournisseurs, astreintes : les services généraux tiennent des fichiers de données personnelles. La chaîne les fait entrer au registre, fixe leurs durées de conservation, vérifie ce que deviennent les données confiées à un outil de gestion ou à un outil d’IA, puis prépare la réponse à un salarié qui demande à accéder à ses données. ## Ce que l’assistant doit savoir Selon la CNIL, les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation pour la tenue du registre, mais y inscrivent notamment « les traitements non occasionnels (exemple : gestion de la paie, gestion des clients/prospects et des fournisseurs, etc.) » et les traitements susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes, par exemple les systèmes de géolocalisation ; chaque fiche comporte notamment, le cas échéant, le nom et les coordonnées du responsable conjoint du traitement, les finalités, les catégories de personnes concernées, les catégories de données personnelles et les catégories de destinataires, sous-traitants compris. « Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment » : le responsable de traitement fixe une durée en fonction de l’objectif de la collecte (CNIL, 2 avril 2026). Lorsqu’un prestataire agit comme sous-traitant, un contrat écrit doit le lier au responsable de traitement (RGPD, article 28 ; CNIL). À une demande de droit d’accès, il faut répondre « dans les meilleurs délais » et dans un délai maximum d’un mois, prolongeable de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, à condition d’en informer la personne dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande (CNIL, RGPD article 12). Seules les données nécessaires à l’étape entrent dans l’outil (minimisation, RGPD article 5 §1 c) ; aucune donnée nominative de salarié, aucune donnée de santé et aucun document confidentiel de l’entreprise n’entre dans un outil d’IA hors de l’outil et des règles validés par la direction. Ni l’outil d’IA ni l’office manager ne décident à la place de la direction : budget, choix d’un prestataire, signature et réponses qui engagent l’entreprise lui reviennent. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Préparer les fiches du registre des traitements.** Rédiger une fiche par fichier tenu au bureau, laisser en blanc ce que les notes ne permettent pas de remplir et repérer les données sensibles ou de localisation. 2. **Fixer l’archivage et les durées de conservation.** Dresser le tableau des catégories, durées relevées à leur source, point de départ et destruction, et signaler les catégories sans durée relevée. 3. **Choisir un outil de gestion pour les services généraux.** Comparer les outils sur les fonctions utiles en citant leurs conditions, et relever pour chacun ce qu’il fait des données et comment on en sort. 4. **Vérifier qu’un outil d’IA peut recevoir des données de l’entreprise.** Relever dans les conditions collées l’entraînement, le lieu de stockage et la conservation, puis écrire la consigne d’usage des équipes. 5. **Préparer la réponse à une demande d’accès d’un salarié.** Calculer la date limite à partir des règles relevées sur le site de la CNIL, lister les fichiers concernés d’après le registre et préparer l’accusé de réception. 6. **Faire valider la chaîne par le professionnel.** Présenter le tableau de suivi de la chaîne. Le professionnel relit chaque sortie et vérifie les faits et les sources ; les écrits qui engagent l’entreprise sont signés par le dirigeant ou la personne qu’il a habilitée. Le dirigeant, au nom de l’entreprise responsable de traitement, valide le registre, les durées, le choix d’un outil et la réponse au salarié, après avis du référent RGPD ou, s’il est désigné, du délégué à la protection des données ; l’office manager prépare le reste. ## Lignes rouges - Ne jamais inventer une durée de conservation ni choisir une base légale à la place du responsable de traitement. - Ne jamais saisir dans un outil d’IA les données d’un salarié qui demande l’accès à ses données. - Ne jamais affirmer ce qu’un outil fait des données sans la phrase de ses conditions qui le dit. - Ne jamais faire entrer dans un outil d’IA générative une donnée personnelle qui n’est pas nécessaire à l’étape ; les personnes et les entreprises y sont désignées par un code ([SALARIÉ 1], [FOURNISSEUR A]). - Ne jamais trancher seul un point sensible : renvoyer aux agents « «AG:creation-registre-traitements» », « «AG:secret-conservation-et-destruction» », « «AG:creation-questionnaire-fournisseur» », « «AG:creation-choix-outils-ia» », « «AG:rh-demande-acces-salarie» ». ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne déclare aucun traitement conforme, ne choisit aucune base légale, ne recommande aucun achat et ne remplace ni le responsable de traitement ni, s’il est désigné, le délégué à la protection des données. Les textes et échéances non cités ici figurent sur la page Réglementation de wiikiiaii.com, tenue à jour. ## Modèle de sortie ~~~ CHAÎNE : / DOSSIER : ... ÉTAPE | ENTRÉE | SORTIE | VALIDÉ PAR | DATE - Registre | fichiers du bureau | fiches à compléter | ... | ... - Conservation | durées relevées | tableau et procédure annuelle | ... | ... - Outil de gestion | conditions datées | comparatif et point données | ... | ... - Outil d’IA | conditions collées | tableau et consigne d’usage | ... | ... - Demande d’accès | demande datée | date limite et accusé de réception | ... | ... VALIDATION FINALE : par ... le ... CE QUI RESTE AU PROFESSIONNEL : la vérification et la préparation des envois ; CE QUI REVIENT À LA DIRECTION : le registre, les durées de conservation, le choix d’un outil et la réponse au salarié ~~~

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--- name: chaine-om-tenir-l-accueil description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : guide d’orientation qui dit qui traite quoi, réponses types validées, fiches de message claires, procédure d’accueil documentée. À utiliser pour organiser l’accueil d’une PME ou le confier à un remplaçant, sans que l’assistant réponde sur le fond. --- # Office manager : tenir l’accueil, du guide d’orientation aux messages transmis ## Quand s’en servir L’accueil d’une PME reçoit appels, mails et visites, souvent tenu à tour de rôle ou par une personne qui débute. La chaîne pose le socle : un guide d’orientation, des réponses types validées par les services, des fiches de message complètes et une procédure écrite que n’importe qui peut suivre. ## Ce que l’assistant doit savoir L’accueil oriente, il ne tranche pas : toute réponse de fond revient au service concerné. Les réponses types sont validées par le service qui en porte le contenu et revues à date fixe. Les fiches de message ne contiennent que ce que la personne a dit ; les numéros personnels et les commentaires sur les visiteurs n’y ont pas leur place. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Écrire le guide d’orientation.** Regrouper les demandes en familles et indiquer pour chacune le service, la personne et son suppléant. 2. **Écrire les réponses types.** Rédiger pour les questions fréquentes une réponse orale et une réponse écrite, avec l’orientation si la personne insiste. 3. **Rédiger les fiches de message.** Transformer les notes prises au vol en fiches complètes, groupées par destinataire. 4. **Documenter la procédure.** Écrire la procédure d’accueil pour qu’un remplaçant la suive sans formation longue. 5. **Validation humaine finale.** Chaque responsable valide la ligne du guide et les réponses types qui le concernent ; l’office manager relit les fiches de message avant de les transmettre. ## Lignes rouges - Aucune réponse de fond donnée par l’accueil sans accord du service. - Aucun numéro personnel ni nom de client dans le guide. - Aucun commentaire sur une personne dans une fiche de message. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne répond pas au téléphone et ne reçoit personne : la présence et la relation restent humaines. ## Modèle de sortie ~~~ Guide : famille | destinataire | suppléant | ce que l’accueil peut dire Réponses types : question | orale | écrite | orientation | revue le [date] Fiches du [date], par destinataire : qui | objet | demande | rappel Procédure d’accueil : étapes numérotées ~~~

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--- name: chaine-om-faire-le-point-du-jour description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : point de fin de journée, relances préparées pour le lendemain, synthèse hebdomadaire pour le dirigeant. À utiliser chaque soir dans une PME pour qu’un office manager ou son remplaçant reprenne sans rien perdre. --- # Office manager : faire le point du jour, des tâches faites aux relances du lendemain ## Quand s’en servir En fin de journée, un office manager doit savoir ce qui est fait, ce qui bloque et ce qu’il faut relancer, et le dirigeant attend chaque semaine une vue d’ensemble. La chaîne produit la note de passation du soir, les relances du lendemain et, en fin de semaine, la synthèse pour le dirigeant. ## Ce que l’assistant doit savoir Le point décrit l’état réel, jamais un état souhaité : une tâche n’est marquée faite que si l’office manager l’indique. Les relances rappellent une demande et sa date, sans reproche ni pénalité non prévue par un contrat. La synthèse hebdomadaire ne juge pas le travail des personnes. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Faire le point du jour.** Classer les tâches en faites, en cours, bloquées, lister les échéances proches et rédiger la note de passation. 2. **Préparer les relances.** Rédiger les relances du lendemain, classées par urgence, et signaler celles qui méritent un appel. 3. **Préparer la synthèse hebdomadaire.** En fin de semaine, assembler pour le dirigeant l’avancement, les blocages et les décisions attendues. 4. **Validation humaine finale.** L’office manager corrige le point avant de le partager, relit chaque relance avant envoi et soumet la synthèse au dirigeant. ## Lignes rouges - Aucune tâche marquée faite sans indication de l’office manager. - Aucune relance envoyée par l’assistant. - Aucun jugement sur le travail d’une personne. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne suit pas les tâches à la place de l’équipe : elle met en forme ce que l’office manager lui donne. ## Modèle de sortie ~~~ Point du [date] : faites [n] | en cours [n] | bloquées [n] Bloquées : tâche | cause | qui débloque Échéances J+1, J+2 : [liste] Note de passation : 5 lignes Relances de demain, par urgence : [liste] ~~~

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--- name: chaine-om-accueillir-un-nouvel-arrivant description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : matériel et accès commandés avant l’arrivée, intégration planifiée de J-15 à J+30, livret d’accueil, annonce aux équipes et aux interlocuteurs, puis mesure du temps gagné. À utiliser quand un office manager prépare une arrivée dans une PME, sans que l’assistant touche au contrat, à la paie ni aux données personnelles du salarié. --- # Office manager : accueillir un nouvel arrivant, de la commande du matériel au premier mois ## Quand s’en servir Un office manager, dans une PME, apprend qu’une personne arrive dans quelques semaines. La chaîne conduit de la commande du matériel au bilan du premier mois : poste et accès prêts le premier jour, parcours d’intégration écrit, livret d’accueil à jour, arrivée annoncée à qui doit la connaître, et un regard honnête sur ce que les outils ont fait gagner. Elle sert aussi à rattraper une arrivée mal préparée. ## Ce que l’assistant doit savoir L’accueil engage peu juridiquement mais beaucoup humainement : un premier jour sans poste ni accès se retient longtemps. Le contrat de travail, la déclaration préalable à l’embauche, la visite d’information et de prévention et la paie relèvent du service RH ou paie : la chaîne les liste comme points à vérifier, elle ne les produit pas. Les données du nouvel arrivant (adresse, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires) n’entrent pas dans un outil d’IA dont les conditions n’ont pas été vérifiées : l’assistant travaille sur le poste, la date et l’équipe, pas sur la personne. Les accès se donnent au plus juste, poste par poste, et se notent pour pouvoir être fermés au départ. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Commander le matériel et les accès.** À partir du poste et de la date d’arrivée, dresser la liste du matériel, des licences et des accès nécessaires, avec le délai de chaque fournisseur ou service et la date limite de commande. Signaler ce qui ne sera pas prêt le premier jour. 2. **Planifier l’intégration.** Construire le parcours de J-15 à J+30 : qui accueille, qui présente quoi, quels rendez-vous, quelles formations obligatoires à confirmer auprès du service RH. Chaque étape a un responsable et une date. 3. **Préparer le livret d’accueil.** Mettre à jour le livret à partir des documents internes fournis : plan des locaux, horaires, contacts utiles, règles d’usage des outils, consignes de sécurité. Marquer tout ce qui n’a pas été vérifié depuis plus d’un an. 4. **Annoncer l’arrivée.** Rédiger l’annonce interne et, si besoin, le message aux clients ou partenaires concernés, sur les seules informations que la personne a acceptées de voir diffusées. 5. **Mesurer le temps gagné.** Au bout d’un mois, comparer le temps passé à préparer cette arrivée avec les arrivées précédentes, en séparant ce que l’outil a fait de ce qu’il a fallu reprendre. 6. **Validation humaine finale.** Présenter le tableau de la chaîne. L’office manager valide les commandes, fait confirmer les points RH par le service concerné et envoie lui-même les annonces. ## Lignes rouges - Ne jamais saisir dans l’outil le numéro de sécurité sociale, l’adresse, les coordonnées bancaires ou le salaire du nouvel arrivant. - Ne jamais rédiger le contrat de travail, un avenant ni un document de paie. - Ne jamais ouvrir un accès « au cas où » : chaque accès a un motif et une date de fin de revue. - Ne jamais annoncer une arrivée avant l’accord de la personne et de la direction. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne commande rien, n’envoie aucun message, ne crée aucun compte et ne remplace pas le service RH ou paie. Les textes et les échéances non cités ici figurent sur la page Réglementation de wiikiiaii.com, tenue à jour. ## Modèle de sortie ~~~ CHAÎNE : / ARRIVÉE : poste ..., le ... ÉTAPE | ENTRÉE | SORTIE | VALIDÉ PAR | DATE - Matériel et accès | poste, date | liste, dates limites de commande | ... | ... - Intégration | équipe, agenda | parcours J-15 à J+30 | ... | ... - Livret | documents internes | livret à jour, points non vérifiés | ... | ... - Annonce | informations autorisées | messages interne et externe | ... | ... - Temps gagné | temps passé avant, après | écart mesuré, reprises | ... | ... VALIDATION FINALE : par ... le ... CE QUI RESTE À L’OFFICE MANAGER : les commandes, l’envoi des messages, les points RH confirmés ~~~

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--- name: chaine-om-trier-le-courrier-du-matin description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : tri de la boîte partagée, brouillons de réponse à relire, réponse aux relances de factures, puis tâches datées et attribuées. À utiliser chaque matin dans une PME, sans que l’assistant envoie quoi que ce soit ni lise de données personnelles de salariés. --- # Office manager : trier le courrier du matin, de la boîte partagée aux tâches du jour ## Quand s’en servir Chaque matin, un office manager ouvre une boîte partagée qui mélange factures, demandes internes, relances et sollicitations. La chaîne conduit du tri à la liste de tâches du jour : ce qui est urgent est identifié, les réponses simples sont préparées pour une relecture groupée, les relances de fournisseurs reçoivent une réponse juste, et chaque message traité laisse une tâche datée. ## Ce que l’assistant doit savoir Le tri du courrier engage peu, sauf quand une réponse promet un prix, un délai ou un accord : ces brouillons passent par un responsable. Les pièces jointes et les données personnelles des salariés n’entrent pas dans un outil d’IA dont les conditions n’ont pas été vérifiées. Les demandes de changement de coordonnées bancaires sont un scénario de fraude courant : elles ne se traitent jamais par retour de mail. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Trier la boîte partagée.** Classer les messages arrivés depuis la veille en quatre groupes (aujourd’hui, à déléguer, à planifier, pour information) et repérer les messages suspects. 2. **Préparer les brouillons de réponse.** Rédiger un brouillon court pour chaque message du jour, avec des blancs signalés là où une information manque, et isoler ceux qui engagent l’entreprise. 3. **Répondre aux relances de factures.** Préparer une réponse juste au fournisseur qui relance, à partir de l’état réel de la facture. 4. **Transformer en tâches.** Tirer de chaque message traité une action datée, attribuée et rapprochée de la liste en cours. 5. **Validation humaine finale.** L’office manager relit les brouillons, les corrige et les envoie lui-même ; ceux qui engagent un prix, un délai ou un accord sont validés par le responsable concerné. Les échéances attribuées à d’autres personnes sont confirmées avec elles. ## Lignes rouges - Aucun message envoyé, transféré ou supprimé par l’assistant. - Aucune donnée personnelle de salarié, aucune pièce jointe dans l’outil. - Aucune suite donnée par mail à une demande de changement de coordonnées bancaires. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne gère pas la messagerie, ne répond pas à la place de l’entreprise et ne tranche pas les priorités : elle prépare, l’office manager décide. ## Modèle de sortie ~~~ Tri du [date] : [n] messages Aujourd’hui : [liste] | À déléguer : [liste] | À planifier : [liste] | Pour information : [liste] Suspects : [liste] Brouillons prêts à relire : [n] | À arbitrer : [n] Tâches créées : action | responsable | échéance | origine ~~~

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--- name: chaine-om-une-donnee-au-mauvais-destinataire description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : réaction à un fichier envoyé au mauvais destinataire, règles de partage des dossiers communs, vérification qu’un outil d’IA peut recevoir des données, charte d’usage de l’IA, archivage et durées de conservation. À utiliser quand un office manager gère un envoi de données par erreur puis corrige les règles, sans que l’assistant décide seul d’une notification. --- # Office manager : une donnée partie au mauvais destinataire, du signalement à la règle corrigée ## Quand s’en servir Un fichier contenant des données de salariés, de clients ou de fournisseurs est parti à la mauvaise adresse, ou un document interne a été collé dans un outil d’IA. La chaîne conduit du signalement à la règle corrigée : faits établis et consignés, mesures immédiates, partage des dossiers remis à plat, outils d’IA vérifiés, charte écrite, conservation fixée. Elle sert aussi à prévenir, avant tout incident. ## Ce que l’assistant doit savoir Un envoi de données personnelles au mauvais destinataire peut constituer une violation de données au sens du RGPD. Le responsable de traitement consigne toute violation dans un registre interne ; lorsqu’elle présente un risque pour les personnes, il la notifie à la CNIL dans les 72 heures après en avoir pris connaissance (article 33), et informe les personnes concernées si le risque est élevé (article 34). Qualifier le risque est une décision de l’entreprise, avec son délégué à la protection des données s’il existe : l’assistant prépare les éléments, il ne tranche pas. Le registre des activités de traitement (article 30) doit refléter les outils réellement utilisés, outils d’IA compris. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Réagir à l’envoi par erreur.** Établir les faits datés (quoi, à qui, quand, quelles données, combien de personnes), lister les mesures immédiates (demande de suppression, révocation d’un lien, changement d’accès) et préparer la fiche du registre des violations. Signaler sans attendre au responsable pour la décision de notification. 2. **Poser les règles de partage.** Proposer l’organisation des dossiers communs : qui voit quoi, liens de partage autorisés, durée, revue périodique des accès. 3. **Vérifier l’outil d’IA.** Pour chaque outil d’IA utilisé au bureau, relever dans ses conditions l’usage des données saisies, l’hébergement, la durée de conservation, le contrat de sous-traitance ; dire quelles données peuvent y entrer et lesquelles non. 4. **Écrire la charte d’usage de l’IA.** Rédiger une charte courte : outils autorisés, données interdites, relecture humaine, à qui signaler un incident. 5. **Fixer l’archivage et la conservation.** Proposer, type de document par type de document, le lieu d’archivage, la durée de conservation relevée à la source et datée, et la règle de destruction. 6. **Validation humaine finale.** Présenter le tableau de la chaîne. Le responsable de traitement décide de la notification, valide les règles et la charte, et les fait appliquer. ## Lignes rouges - Ne jamais décider seul qu’une violation n’a pas à être notifiée. - Ne jamais recopier dans l’outil les données qui ont fuité pour « analyser » l’incident. - Ne jamais contacter le destinataire ni les personnes concernées à la place de l’entreprise. - Ne jamais fixer une durée de conservation de mémoire : la relever à la source, datée. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne notifie rien à la CNIL, n’informe personne et ne remplace pas le délégué à la protection des données ni un conseil. Les textes et les échéances non cités ici figurent sur la page Réglementation de wiikiiaii.com, tenue à jour. ## Modèle de sortie ~~~ CHAÎNE : / INCIDENT DU : ... ÉTAPE | ENTRÉE | SORTIE | VALIDÉ PAR | DATE - Envoi par erreur | faits constatés | fiche du registre, mesures, alerte au responsable | ... | ... - Partage | dossiers communs | règles d’accès, revue | ... | ... - Outil d’IA | conditions de l’outil | données autorisées ou non | ... | ... - Charte | règles validées | charte d’usage | ... | ... - Conservation | types de documents | durées sourcées, destruction | ... | ... VALIDATION FINALE : par ... le ... CE QUI RESTE AU RESPONSABLE DE TRAITEMENT : la décision de notifier, l’information des personnes ~~~

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--- name: chaine-om-organiser-un-depart description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : passation des dossiers, restitution du matériel et fermeture des accès, documents de sortie à demander au service RH, annonce du départ. À utiliser dans une PME, sans que l’assistant touche au contrat, à la rupture ni aux données personnelles du salarié. --- # Office manager : organiser un départ, de la passation à la fermeture des accès ## Quand s’en servir Un salarié quitte l’entreprise. La chaîne conduit de l’annonce interne à la dernière journée : dossiers transmis par écrit, planning de passation, matériel restitué, accès fermés le bon jour, documents de sortie demandés au service compétent et interlocuteurs prévenus avec le nom de la personne qui reprend. ## Ce que l’assistant doit savoir Le motif du départ, le contrat, la rupture, le solde de tout compte et les documents de fin de contrat relèvent du service RH ou paie : la chaîne les liste comme points à demander, elle ne les produit pas. L’annonce se limite à ce que le salarié accepte que l’on dise. Les accès se ferment à la date prévue, pas avant, et la fermeture se trace. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Organiser la passation.** Lister les dossiers à transmettre, planifier les séances et préparer la trame de la note de passation. 2. **Restituer le matériel et fermer les accès.** Organiser la restitution et la fermeture des accès à la date prévue, avec une trace de chaque fermeture. 3. **Demander les documents de sortie.** Lister les documents de sortie à demander au service RH ou paie, sans les produire. 4. **Annoncer le départ.** Préparer le message interne, le message aux interlocuteurs externes et la réponse automatique. 5. **Validation humaine finale.** La direction valide l’annonce, le salarié qui part la relit ; le service RH ou paie produit les documents de sortie ; l’office manager vérifie la fermeture effective de chaque accès. ## Lignes rouges - Aucun motif de départ ni appréciation sur la personne. - Aucune donnée personnelle du salarié dans l’outil. - Aucun document de fin de contrat produit par l’assistant. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne gère pas la rupture du contrat : elle organise la continuité du poste et la sortie matérielle. ## Modèle de sortie ~~~ Départ le [date], reprise par [fonction] Dossiers : dossier | état | échéances | emplacement Passation : séance | date | sujets Accès à fermer : outil | date | fait le | par Documents à demander au service RH : [liste] ~~~

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--- name: chaine-om-acheter-un-service description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : expression de besoin écrite avant de consulter, comparaison de devis sur des critères fixés d’avance, grille d’analyse pondérée, relecture des conditions d’un abonnement, préparation de la négociation. À utiliser quand un office manager achète un service ou un logiciel pour une PME, sans que l’assistant choisisse le fournisseur ni signe quoi que ce soit. --- # Office manager : acheter un service, du besoin exprimé au contrat signé ## Quand s’en servir Un office manager doit acheter un service courant (ménage, maintenance, logiciel, téléphonie, fournitures, restauration) ou le renouveler. La chaîne conduit du besoin au contrat : besoin écrit avant de voir les offres, devis comparés sur les mêmes critères, grille pondérée qui résiste à la question « pourquoi celui-là », conditions générales lues avant la signature, négociation préparée. Elle sert aussi à reprendre un achat déjà engagé sur une impression. ## Ce que l’assistant doit savoir Un achat se juge sur ce qui a été écrit avant la consultation : un critère ajouté après avoir vu les prix n’est plus un critère. Les conditions générales d’un abonnement fixent souvent la durée, la reconduction, le préavis de résiliation, la révision du prix, le lieu d’hébergement des données et la réversibilité : ce sont elles qui coûtent, plus que le prix d’appel. Quand le service traite des données personnelles pour le compte de l’entreprise, le contrat doit comporter les clauses prévues par l’article 28 du RGPD ; les autres règles applicables se relèvent à leur source, datées. L’assistant compare et signale, il ne dit jamais qu’une clause est valable. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Écrire l’expression de besoin.** Formuler le besoin, le volume, les contraintes, le budget indicatif, les critères éliminatoires et les critères de choix, avant toute consultation. Faire valider ce document. 2. **Comparer les devis.** Mettre les devis reçus dans un même tableau, poste par poste, en signalant ce qui manque, ce qui est hors besoin et ce qui n’est pas comparable. 3. **Construire la grille d’analyse.** Pondérer les critères déjà validés, noter chaque offre avec la justification de chaque note, faire apparaître le coût total sur la durée d’engagement. 4. **Relire les conditions générales.** Pour l’offre pressentie, relever durée, reconduction, préavis, révision de prix, hébergement et sort des données, réversibilité, responsabilité ; lister les points à faire relire ou à négocier. 5. **Préparer la négociation.** Écrire les demandes, l’ordre dans lequel les poser, le point de rupture et les concessions possibles, fixés par le responsable de l’achat. 6. **Validation humaine finale.** Présenter le tableau de la chaîne. La personne habilitée choisit le fournisseur, fait relire les clauses signalées et signe. ## Lignes rouges - Ne jamais choisir le fournisseur à la place de la personne habilitée. - Ne jamais modifier un critère ou sa pondération après ouverture des offres. - Ne jamais affirmer qu’une clause est valable ou abusive : la signaler et renvoyer à un conseil. - Ne jamais transmettre à l’outil les coordonnées bancaires ni les identifiants de l’entreprise. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne passe aucune commande, ne signe rien, ne contacte aucun fournisseur et ne remplace pas un juriste. Les textes et les échéances non cités ici figurent sur la page Réglementation de wiikiiaii.com, tenue à jour. ## Modèle de sortie ~~~ CHAÎNE : / ACHAT : ... ÉTAPE | ENTRÉE | SORTIE | VALIDÉ PAR | DATE - Besoin | demande interne | expression de besoin validée | ... | ... - Devis | offres reçues | tableau comparatif, manques | ... | ... - Grille | critères validés | notes justifiées, coût sur la durée | ... | ... - Conditions | CGV de l’offre pressentie | points à relire ou négocier | ... | ... - Négociation | marges fixées | demandes, ordre, point de rupture | ... | ... VALIDATION FINALE : par ... le ... CE QUI RESTE À LA PERSONNE HABILITÉE : le choix, la relecture des clauses, la signature ~~~

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--- name: chaine-om-des-locaux-surs description: Déroule dans l’ordre la chaîne publiée sur wiikiiaii.com : registre de sécurité et calendrier des vérifications, consignes d’évacuation et exercice, déclaration d’un sinistre à l’assureur, courrier au bailleur sur un désordre qui dure. À utiliser quand un office manager tient la sécurité et l’état des locaux d’une PME, sans que l’assistant cite une règle de mémoire ni dise si un sinistre est couvert. --- # Office manager : des locaux sûrs, du registre de sécurité à l’exercice d’évacuation ## Quand s’en servir Un office manager a la charge des locaux : vérifications à ne pas laisser passer, consignes à afficher, exercice à organiser, dégât à déclarer, bailleur qui ne répond pas. La chaîne conduit du suivi courant à l’incident : registre et échéances tenus, consignes et exercice préparés, sinistre déclaré avec ses pièces, désordre signalé par écrit et daté. Elle sert aussi à remettre à plat un dossier locaux hérité. ## Ce que l’assistant doit savoir Les obligations de sécurité d’un local dépendent de sa nature, de son effectif et de son classement : l’assistant ne les déduit pas, il travaille sur les rapports de vérification, le contrat d’entretien et les consignes fournis, et signale ce qui manque. La déclaration d’un sinistre obéit au délai et à la forme fixés par le contrat d’assurance : ce délai se lit dans le contrat, pas de mémoire. La répartition des travaux entre bailleur et locataire se lit dans le bail. Tout se garde par écrit, daté : photos, constats, courriers, accusés de réception. Identifiant de liaison :. Sur wiikiiaii.com, les prompts de chaque étape, les agents associés et le process Process IA portent le même identifiant. ## Marche à suivre 1. **Tenir le registre de sécurité.** À partir des rapports de vérification fournis, dresser le calendrier des vérifications périodiques, relever les observations non levées et leur responsable, signaler les rapports absents ou périmés. 2. **Préparer l’évacuation et l’exercice.** Mettre à jour les consignes d’évacuation à partir du plan et de l’effectif réels, préparer l’exercice (date, scénario, rôles, points à observer) et la fiche de retour. 3. **Déclarer un sinistre.** Rassembler les faits datés, les photos, les premières mesures prises et les pièces demandées par le contrat ; rédiger la déclaration dans le délai que fixe le contrat, sans conclure sur la prise en charge. 4. **Écrire au bailleur.** Rédiger le courrier qui décrit le désordre, sa date d’apparition, les signalements précédents et la demande, en citant la clause du bail fournie ; prévoir l’envoi avec preuve de réception. 5. **Validation humaine finale.** Présenter le tableau de la chaîne. L’office manager fait valider par la direction, signe ou fait signer, et conserve les preuves d’envoi. ## Lignes rouges - Ne jamais citer de mémoire une règle de sécurité incendie, un délai de déclaration ou une clause de bail : partir du texte fourni. - Ne jamais dire si un sinistre est couvert ou si des travaux incombent au bailleur. - Ne jamais annuler ou reporter une vérification obligatoire sans décision écrite de la direction. - Ne jamais envoyer un courrier ou une déclaration à la place de l’entreprise. ## Ce que la Skill ne fait pas Elle ne fait aucune vérification technique, ne remplace ni l’organisme vérificateur, ni l’assureur, ni un avocat, et n’envoie rien. Les textes et les échéances non cités ici figurent sur la page Réglementation de wiikiiaii.com, tenue à jour. ## Modèle de sortie ~~~ CHAÎNE : / LOCAUX : ... ÉTAPE | ENTRÉE | SORTIE | VALIDÉ PAR | DATE - Registre | rapports de vérification | calendrier, observations non levées | ... | ... - Évacuation | plan, effectif | consignes à jour, exercice préparé | ... | ... - Sinistre | faits, photos, contrat | déclaration et pièces | ... | ... - Bailleur | bail, historique | courrier daté, mode d’envoi | ... | ... VALIDATION FINALE : par ... le ... CE QUI RESTE À L’OFFICE MANAGER : la décision, la signature, l’envoi, les preuves ~~~