14 chaînes
Office manager
Des tâches complètes enchaînées, de la demande au livrable.
| Office manager | Étapes | Accès |
| Accueillir un nouvel arrivant, de la commande du matériel au premier moisCommander le matériel et les accès avant l’arrivée → Planifier l’intégration de J-15 à J+30 → Préparer le livret d’accueil d’un nouvel arrivant → Annoncer une arrivée aux équipes et aux interlocuteurs externes → Mesurer honnêtement le temps gagné par un nouvel outil | 5 étapes | Afficher |
| Acheter un service, du besoin exprimé au contrat signéÉcrire l’expression de besoin avant de consulter → Comparer trois devis fournisseurs sur des critères écrits d’avance → Construire la grille d’analyse des offres, pondération comprise → Relire les conditions générales d’un abonnement logiciel avant signature → Préparer la négociation d’un contrat de maintenance | 5 étapes | Afficher |
| Des locaux sûrs, du registre de sécurité à l’exercice d’évacuationTenir le registre de sécurité et le calendrier des vérifications périodiques → Préparer les consignes d’évacuation et l’exercice annuel → Préparer la déclaration d’un sinistre à l’assureur → Écrire au bailleur sur un désordre qui dure | 4 étapes | Afficher |
| Une donnée partie au mauvais destinataire, du signalement à la règle corrigéeRéagir à un fichier envoyé au mauvais destinataire → Poser les règles de partage des dossiers communs → Vérifier qu’un outil d’IA peut recevoir des données de l’entreprise → Écrire la charte d’usage des outils d’IA au bureau → Fixer l’archivage et les durées de conservation des documents administratifs | 5 étapes | Afficher |
| Piloter les frais généraux, du budget à la revue des contratsPréparer le budget annuel des frais généraux → Tenir le tableau des contrats et de leurs échéances de résiliation → Suivre les écarts du budget des frais généraux → Préparer la revue annuelle des contrats → Préparer le dossier d’un changement de prestataire | 5 étapes | Afficher |
| Trier le courrier du matin, de la boîte partagée aux tâches du jourTrier et hiérarchiser la boîte de réception partagée du matin → Rédiger les brouillons de réponse du matin, à relire avant envoi → Répondre à un fournisseur qui relance une facture → Transformer les messages traités en tâches datées et attribuées | 4 étapes | Afficher |
| Tenir l’accueil, du guide d’orientation aux messages transmisÉcrire le guide d’orientation de l’accueil : qui traite quoi → Écrire les réponses types de l’accueil → Rédiger les fiches de message des appels et des visites → Documenter une procédure administrative récurrente | 4 étapes | Afficher |
| Faire le point du jour, des tâches faites aux relances du lendemainFaire le point de fin de journée pour une reprise sans perte → Préparer les relances du lendemain → Préparer la synthèse hebdomadaire pour le dirigeant | 3 étapes | Afficher |
| Notes de frais et factures fournisseurs, du contrôle à l’envoi en comptabilitéPré-contrôler un lot de notes de frais avant validation → Suivre les commandes et rapprocher bons de livraison et factures → Préparer l’envoi mensuel des pièces à la comptabilité | 3 étapes | Afficher |
| Organiser un départ, de la passation à la fermeture des accèsOrganiser la passation des dossiers d’un salarié qui part → Organiser la restitution du matériel et la fermeture des accès au départ → Lister les documents de sortie à demander au service RH ou paie, sans les produire → Annoncer un départ aux équipes et aux interlocuteurs externes | 4 étapes | Afficher |
| Changer de locaux, du rétroplanning du déménagement à l’état des lieux de sortieConstruire le rétroplanning du déménagement → Tenir le tableau des contrats et de leurs dates limites de résiliation → Rédiger la note de service qui annonce le changement → Préparer l’état des lieux de sortie | 4 étapes | Afficher |
| Les données tenues au bureau, du registre des traitements à la demande d’accès d’un salariéPréparer les fiches du registre des traitements → Fixer l’archivage et les durées de conservation → Choisir un outil de gestion pour les services généraux → Vérifier qu’un outil d’IA peut recevoir des données de l’entreprise → Préparer la réponse à une demande d’accès d’un salarié | 5 étapes | Afficher |
| Organiser un séminaire d’équipe, du besoin écrit aux devis comparés et au bilanÉcrire l’expression de besoin avant de consulter → Comparer les devis sur les critères écrits d’avance → Organiser les déplacements selon la politique voyage → Préparer le séminaire et son bilan | 4 étapes | Afficher |
| Rendre compte des services généraux, du tableau de bord mensuel à la synthèse pour le dirigeantConstruire le tableau de bord des services généraux → Mesurer honnêtement le temps gagné par un nouvel outil → Préparer la synthèse hebdomadaire pour le dirigeant | 3 étapes | Afficher |
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